Các loại chìa khóa trong khách sạn và vai trò của từng loại

Bạn có bao giờ từng thấy lễ tân hoặc quản lý khách sạn chỉ cần một chiếc chìa khóa duy nhất mà vẫn có thể mở được tất cả các phòng, trong khi khách lưu trú chỉ có thể mở đúng phòng của họ. Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến không ít người mới trong ngành khách sạn cảm thấy bối rối khi bắt đầu công việc sau đây SSEHOME sẽ khai sáng giúp bạn.

Các loại chìa khóa trong khách sạn

Một khách sạn chuyên nghiệp tiêu chuẩn quốc tế cần được trang bị tối thiểu 6 loại chìa khóa:

1. Guest Room Key
2. Master Key
3. Floor Supervisor Key
4. Housekeeping Master Key
5. Grand Master Key
6. Emergency Key

Vai trò của từng loại chìa khóa trong khách sạn

6 loại chìa khóa trên đều được thiết kế để phục vụ một nhóm người dùng và chức năng quản lý khác nhau, đảm bảo vừa thuận tiện trong vận hành, vừa duy trì an ninh tuyệt đối. Dưới đây là vai trò chi tiết của từng loại chìa:

Guest Room Key

Guest Room Key là loại chìa khóa được cấp riêng cho từng khách thuê phòng, đảm bảo tính riêng tư và an toàn tuyệt đối trong suốt thời gian lưu trú. Mỗi phòng khách sạn tương ứng với một mã chìa hoặc thẻ từ riêng biệt, được hệ thống quản lý cài đặt giới hạn quyền truy cập theo thời gian đặt phòng của khách.

Khi hết thời hạn lưu trú, thẻ sẽ tự động vô hiệu hóa, ngăn việc quay lại phòng mà không gia hạn hoặc thanh toán thêm. Cơ chế này không chỉ nâng cao bảo mật, mà còn giúp khách sạn kiểm soát chính xác thời gian lưu trú và quyền ra vào từng phòng.

Master Key

Master Key hay còn gọi là chìa khóa tổng là loại chìa có quyền truy cập cao nhất trong hệ thống khóa theo khu vực. Nó có thể mở được tất cả các phòng thuộc phạm vi quản lý của khách sạn mà không bị giới hạn bởi thời gian sử dụng như thẻ của khách.

Thông thường, quản lý hoặc trưởng bộ phận sẽ là người được ủy quyền nắm giữ Master Key. Loại chìa khóa này đóng vai trò quan trọng trong các tình huống khẩn cấp – ví dụ như khi khách làm mất Guest Room Key, thẻ bị lỗi, hết hạn hoặc cần mở phòng để kiểm tra an ninh, hỗ trợ kỹ thuật.

Floor Supervisor Key

Floor Supervisor Key hay còn gọi là chìa khóa tầng là loại chìa được thiết kế để mở một nhóm phòng nhất định trong cùng một tầng hoặc khu vực cụ thể của khách sạn. Đây là công cụ hỗ trợ quản lý trực tiếp cho giám sát tầng (Floor Supervisor) hoặc trưởng bộ phận buồng phòng giúp họ dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng, hỗ trợ nhân viên và xử lý sự cố nhanh chóng.

Khác với Master Key, chìa Floor Supervisor Key chỉ có phạm vi truy cập giới hạn không thể mở toàn bộ phòng trong khách sạn mà chỉ hoạt động trong tầng hoặc khu vực được phân quyền. Đồng thời, nó thường được thiết lập thời gian sử dụng cụ thể, tương ứng với ca làm việc hoặc lịch vận hành của bộ phận, vì vậy cần kiểm tra thời hạn hiệu lực trước khi dùng.

Housekeeping Staff Master Key

Housekeeping Staff Master Key là loại chìa khóa dành riêng cho nhân viên buồng phòng (housekeeping) được sử dụng khi cần mở cửa để dọn phòng, dẫn khách lên nhận phòng hoặc thực hiện dịch vụ phục vụ tại phòng (room service). Về cơ chế, chìa này tương tự Master Key, tức là có thể mở được hầu hết các phòng trong khách sạn. Tuy nhiên, quyền sử dụng của nhân viên chỉ được phép trong thời gian làm việc và với mục đích phục vụ cụ thể đã được quy định rõ.

Grand Key

Grand Key là loại chìa khóa được thiết kế đặc biệt để mở các khu vực chức năng trong khách sạn chẳng hạn như phòng giặt là, phòng ăn, phòng hội nghị, phòng kho, khu kỹ thuật hoặc văn phòng nội bộ. Khác với Master Key chìa Grand Key không mở được các phòng khách mà chỉ có hiệu lực với các khu vực phục vụ vận hành và hậu cần của khách sạn.

Emergency Key

Emergency Key hay còn gọi là chìa khóa khẩn cấp là loại chìa có quyền truy cập cao nhất trong toàn bộ hệ thống khách sạn. Nó có thể mở được tất cả các phòng khách thuê, kể cả khi cửa đang được khóa từ bên trong hoặc ở chế độ “Do Not Disturb”. Tuy nhiên đây là loại chìa đặc biệt, chỉ được phép sử dụng trong các tình huống khẩn cấp thật sự chẳng hạn như hỏa hoạn, sự cố mất điện, khách gặp nguy hiểm hoặc khóa điện tử bị lỗi nghiêm trọng.

Phân loại chìa khóa khách sạn theo công nghệ sử dụng

Bên cạnh việc phân chia theo chức năng và quyền truy cập, hệ thống chìa khóa khách sạn còn được phân loại dựa trên công nghệ vận hành. Mỗi loại mang ưu – nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô và tiêu chuẩn khác nhau của khách sạn.

1. Khóa khách sạn dùng chìa (Mechanical Key Lock)

Là dạng khóa truyền thống, hoạt động bằng chìa cơ. Ưu điểm là chi phí thấp, dễ sử dụng, nhưng hạn chế về bảo mật và khó kiểm soát quyền truy cập, vì không có hệ thống ghi nhận lịch sử mở cửa.

2. Khóa khách sạn dùng mã số cơ (Mechanical Code Lock)

Khóa được mở bằng mã số quay cơ học hoặc nút bấm thủ công, không dùng điện. Dù ít phổ biến hơn, loại này vẫn có thể được dùng cho phòng kỹ thuật, kho hoặc khu vực nội bộ.

3. Khóa kết hợp chìa và mã số cơ (Hybrid Lock)

Kết hợp hai phương thức mở khóa: chìa cơ và mã số, tăng cường bảo mật. Phù hợp cho các khách sạn trung cấp hoặc khu nghỉ dưỡng muốn nâng cấp dần từ khóa cơ lên bán điện tử.

4. Khóa cửa thông minh số điện tử (Digital Smart Lock)

Sử dụng bàn phím điện tử hoặc cảm ứng số để nhập mã mở cửa. Có thể tích hợp tính năng mã dùng một lần (OTP) cho khách lưu trú ngắn hạn, tiện lợi trong quản lý và thay đổi mã sau mỗi lượt khách.

5. Thẻ từ (Magnetic Card / RFID Key Card)

Là loại phổ biến nhất hiện nay, cho phép khách mở cửa bằng thẻ từ hoặc thẻ RFID. Mỗi thẻ được lập trình với thời gian hiệu lực cụ thể và tự vô hiệu hóa khi khách trả phòng. Hệ thống này dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn (PMS), giúp kiểm soát ra vào và tránh thất thoát tài sản.

6. Khóa thông minh dùng vân tay (Fingerprint Smart Lock)

Là dòng khóa cao cấp, sử dụng cảm biến sinh trắc học để nhận diện người dùng. Ngoài vân tay, một số mẫu còn hỗ trợ mở bằng ứng dụng di động hoặc Bluetooth – phù hợp cho khách sạn hạng sang, biệt thự nghỉ dưỡng hoặc mô hình homestay cao cấp.

Gợi ý 3 mẫu khóa thông minh dành cho khách sạn

Xu hướng mới cho thấy các loại chìa khóa trong khách sạn đang được thay thế bởi khóa thông minh, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo an toàn vượt trội. Trong đó, nổi bật là các thương hiệu khóa điện tử với tiêu chuẩn an ninh chuẩn quốc tế như Hexa, Philips hay Kaadas… Một số mẫu khóa thông minh phổ biến như: 

Hexa HX12

Hexa HX12 được thiết kế với ba phương thức mở chính: vân tay, thẻ từ, mã số và chìa cơ. Điều này mang lại sự tiện lợi rõ rệt:

• Với khách lưu trú: không cần mang theo nhiều chìa hay lo quên thẻ; có thể mở cửa nhanh chóng chỉ bằng vân tay hoặc mã số đã cấp.
• Với khách sạn: việc thay đổi mã số hay cấp thẻ từ mới cực kỳ nhanh gọn, không tốn thời gian in thẻ hay thay ổ khóa như trước.

Hexa HX12 sở hữu thiết kế gọn gàng, hiện đại, mang đến giải pháp an ninh và thẩm mỹ tối ưu, phù hợp với xu hướng lựa chọn các loại chìa khóa trong khách sạn thông minh.

Philips DDL615-5HBS

Là sản phẩm của thương hiệu nổi tiếng Philips, dòng khóa DDL615-5HBS nổi bật nhờ sự bền bỉ và ổn định. Các tính năng bao gồm mã số, thẻ từ và vân tay, đáp ứng hầu hết nhu cầu thực tế trong vận hành khách sạn. Hơn hết mẫu khóa này còn cài đặt trực tiếp các phương thức mở khóa 

• Tiện lợi cho khách: khách có thể chọn cách mở cửa phù hợp nhất chẳng hạn như dùng vân tay khi không mang thẻ, hoặc nhập mã số khi đi ra ngoài không mang theo gì.
• Tiện lợi cho quản lý: chỉ cần vài thao tác, nhân viên có thể cài đặt lại mã hoặc cấp quyền mở cửa mới, hỗ trợ tối ưu cho quy trình check-in/out.

Kaadas S500-C

Kaadas S500-C được nhiều khách sạn hay homestay cao cấp lựa chọn nhờ thiết kế sang trọng và khả năng hỗ trợ nhiều phương thức mở cửa: vân tay, thẻ từ, mã số và Bluetooth.

• Đối với khách lưu trú: việc có nhiều lựa chọn mở cửa giúp giảm thiểu tình huống bất tiện (quên thẻ, quên mã hay hết pin).
• Đối với khách sạn: Kaadas S500-C có dung lượng lưu trữ lớn, dễ dàng quản lý số lượng lớn khách ra vào. Đây là lợi thế rõ ràng so với các loại chìa khóa trong khách sạn truyền thống vốn chỉ dựa vào một chiếc chìa cơ hoặc một thẻ từ duy nhất.

Ngoài tính năng, kiểu dáng tinh tế của Kaadas S500-C còn giúp nâng tầm không gian phòng, đặc biệt phù hợp với khách sạn hướng đến phong cách hiện đại và cao cấp.

Kết luận

Hiện nay, nhiều khách sạn đang chuyển đổi dần sang hệ sinh thái khóa thông minh (Smart Access System) để đồng bộ với phần mềm quản lý lưu trú (PMS) và giải pháp check-in tự động. Việc hiểu rõ từng loại khóa giúp nhân viên sử dụng đúng chức năng, tránh nhầm lẫn hoặc thao tác sai, đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cấp hệ thống khóa, SSEHOME là địa chỉ đáng tin cậy. Đơn vị cung cấp đa dạng dòng khóa thông minh chính hãng, chế độ bảo hành lên đến 2 năm, cùng kinh nghiệm triển khai cho nhiều dự án khách sạn cao cấp. SSEHOME cam kết mang đến giải pháp an ninh tối ưu, vừa giúp tiết kiệm chi phí vận hành, vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Đặc biệt, với kho hàng quy mô hơn 3.000m² tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh, SSEHOME luôn đảm bảo nguồn cung ổn định, đáp ứng nhu cầu lắp đặt từ những dự án nhỏ đến những công trình lớn trên toàn quốc. Liên hệ ngay SSEHOME để được hỗ trợ chi tiết nhất!