Cách sử dụng khóa thẻ từ khách sạn và xử lý khi mất thẻ từ

Khóa thẻ từ là thiết bị quen thuộc trong khách sạn, homestay và căn hộ cho thuê. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn khi mở cửa, quét thẻ hoặc xử lý sự cố nhỏ. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng khóa thẻ từ khách sạn một cách ngắn gọn, dễ hiểu và có thể áp dụng ngay.

Cách sử dụng khóa thẻ từ khách sạn cho khách lưu trú

Quy trình cấp thẻ từ khách sạn cho khách lưu trú đối với một số loại khóa từ khách sạn hiện đại có một số điểm khác so với khóa từ hay khóa cơ thông thường. Khi khách hoàn tất thủ tục nhận phòng, lễ tân sẽ tiến hành tạo thẻ trên phần mềm quản lý khóa được cài đặt trên máy tính. Nhân viên nhập số phòng, thời gian lưu trú và các thông tin cần thiết để mã hóa vào thẻ, sau đó bàn giao cho khách.

• Thẻ chỉ mở được phòng đã đăng ký.
• Khi khách trả phòng, mã thẻ sẽ tự động bị hủy.
• Trong trường hợp thẻ bị mất, khách báo ngay cho lễ tân để thẻ cũ được vô hiệu hóa và cấp lại thẻ mới.

3 bước mở cửa phòng bằng thẻ từ

Bước 1: Đặt đúng mặt thẻ lên vị trí đầu đọc, không quét quá nhanh.

Bước 2: Chờ tín hiệu đèn xanh hoặc tiếng bíp xác nhận thẻ hợp lệ.

Bước 3: Mở tay nắm trong khoảng thời gian hệ thống cho phép (thường là 3–5 giây).

Nếu bạn quét thẻ đúng nhưng mở cửa quá chậm, chốt sẽ khóa lại. Đây là cơ chế an toàn có trong hầu hết khóa thẻ từ.

Sử dụng thẻ từ ở thang máy và khu vực chung

Một số khách sạn yêu cầu khách quét thẻ tại thang máy trước khi chọn tầng. Điều này giúp giới hạn người lạ đi lại tự do giữa các tầng.

Nếu thẻ không chọn được tầng, khả năng cao quyền truy cập chưa được kích hoạt hoặc thẻ không được cấu hình đúng phòng. Trường hợp này cần quay lại lễ tân để kiểm tra cấu hình thẻ.

Cách kiểm tra cửa đã khóa hay chưa sau khi rời phòng

Khi đóng cửa, hầu hết khóa thẻ từ sẽ tự động chốt. Tuy nhiên, bạn nên nhẹ nhàng kéo thử tay nắm từ ngoài để chắc chắn cửa đã khóa. Nếu cửa không vào chốt, có thể do cửa xệ, cản trở vật lý hoặc bám bụi ở lỗ chốt. Những lỗi này thường xuất hiện ở cửa phòng sử dụng lâu năm.

Nên làm gì khi làm mất thẻ khóa từ khách sạn?

Trong quá trình lưu trú, việc làm mất thẻ khóa từ có thể gây ra bất tiện cho khách hàng cũng như rủi ro cho khách sạn. Tuy nhiên, tình huống này hoàn toàn có thể xử lý nhanh chóng và an toàn nhờ quy trình chuyên nghiệp.

Nếu bạn là khách lưu trú, khi phát hiện mất thẻ, bạn cần thông báo ngay cho bộ phận lễ tân hoặc quản lý. Nếu khách sạn có thể tìm lại khóa thẻ từ, bạn có thể không cần đền bù thiệt hại quá lớn.

Đối với khách sạn, homestay, khi nhận được tin báo khách hàng đã làm mất thẻ, tùy vào mức độ nghiêm trọng mà có thể thực hiện các bước sau:

1. Vô hiệu hóa thẻ bị mất: Hệ thống quản lý sẽ nhanh chóng hủy hiệu lực thẻ từ bị mất, đảm bảo thẻ đó không còn khả năng mở cửa phòng. Điều này giúp ngăn chặn mọi nguy cơ xâm nhập trái phép.

2. Cấp thẻ từ mới: Sau khi thẻ cũ bị vô hiệu hóa, nhân viên sẽ phát hành một thẻ mới cho khách. Thẻ này được lập trình lại với thông tin số phòng và thời gian lưu trú hiện tại, quy trình thường chỉ mất chưa đầy một phút.

3. Kiểm tra hệ thống an ninh: Trong một số trường hợp cần thiết, khách sạn sẽ kiểm tra nhật ký sử dụng và hệ thống an ninh để đảm bảo không có sự cố bất thường xảy ra trong khoảng thời gian thẻ bị mất.

4. Nhắc nhở khách bảo quản thẻ tốt hơn: Nhân viên sẽ hướng dẫn khách cách giữ thẻ an toàn, chẳng hạn tránh để gần các thiết bị điện tử có thể làm hỏng dữ liệu hoặc cất giữ ở nơi dễ nhớ để hạn chế mất thẻ lần nữa.

5. Ghi nhận và xử lý sự cố: Thông tin về sự cố mất thẻ sẽ được ghi lại trong hệ thống nhằm phục vụ theo dõi và cải thiện chất lượng quản lý. Tùy chính sách khách sạn, có thể sẽ áp dụng phụ phí nhỏ khi khách làm mất thẻ, nhưng thường chi phí này không đáng kể.

6. Một số trường hợp đặc biệt nếu khóa từ hỏng hoặc bị phá: Nên gọi bộ phận kỹ thuật đến để kiểm tra, ghi lại biên bản và xử lý. Trong tình huống nghiêm trọng, khách có thể được sắp xếp chuyển sang phòng khác.

SSEHOME – Đơn vị uy tín chuyên cung cấp và lắp đặt khóa điện tử khách sạn

Nếu bạn là chủ khách sạn đang tìm kiếm giải pháp khóa cửa điện tử hiện đại, chính hãng và an toàn tuyệt đối, SSEHOME chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp và lắp đặt hệ thống khóa thông minh, chúng tôi không chỉ là nhà phân phối thiết bị mà còn là đối tác chiến lược của nhiều dự án khách sạn lớn nhỏ trên toàn quốc.

Dưới đây là những lý do nhiều khách hàng đã lựa chọn chúng tôi:

• SSEHOME cam kết mang đến các dòng khóa điện tử và khóa thẻ từ khách sạn có nguồn gốc rõ ràng, đạt tiêu chuẩn quốc tế và được kiểm định kỹ lưỡng. 
• Đội ngũ kỹ thuật viên dày dạn kinh nghiệm, được đào tạo bài bản về công nghệ và quy trình lắp đặt bảo trì, SSEHOME luôn đảm bảo mọi dự án được triển khai nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao. 
• SSEHOME duy trì dịch vụ bảo trì, kiểm tra và hỗ trợ kỹ thuật sau lắp đặt. Khi có sự cố phát sinh, chúng tôi sẽ nhanh chóng xử lý để giảm thiểu tối đa rủi ro và thất thoát cho khách sạn.
• Chúng tôi luôn đồng hành cùng khách hàng từ khâu tư vấn, lựa chọn sản phẩm, lắp đặt cho đến vận hành và bảo dưỡng.

Các dự án đã tin tưởng lựa chọn SSEHOME làm đối tác cung cấp khóa cửa điện tử, khóa cửa thông minh như Hoàng Huy Commerce, HT Pearl, Hoàng Thành Pearl, Thảo Điền Green,…

Với kinh nghiệm cung cấp các giải pháp khóa điện tử, SSEHOME luôn đồng hành cùng khách sạn trong việc mang đến sự an toàn và tiện nghi tối đa. Nếu bạn đang tìm kiếm dòng khóa thẻ từ chất lượng, bền bỉ và dễ sử dụng, hãy để SSEHOME hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Tham khảo thêm: 

• Lợi ích khi dùng khóa thẻ từ khách sạn
• So sánh khóa thông minh khách sạn với khóa thường